南昌OA办公软件定制开发文档管理及审批系统 - 南昌池泉职业培训学校
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    浏览量:2002     更新日期:2014-07-04 12:00
    1.1. 系统管理
    系统管理主要完成系统运行相关后台配置及登录人员信息的管理。
    1.组织机构
    对企业涉及到电子文档管理的相关部门进行登记,以树状结构方式体现组织的上下级管理,是人员和权限管理的基础。
    2.人员管理
    在组织机构下建立人员信息资料,并设置登录缺省账号和密码。
    3.权限管理
    文档管理系统提供精细、易用的权限控制,可进行多级权限机制,分别控制文档的查看、下载、打印的权限,保证文档的安全性。
    1.2. 文件夹管理
    文件夹是管理文件的基本单位,每个文件夹由专门的文件夹管理员负责管理。文件夹相互嵌套,形成树状的文件夹结构。
    1. 文件夹视图
    文档管理系统提供熟悉的树型结构导航目录和多种文件夹查看视图,查看方式包括最近更新、摘要列表、内容列表和纵览列表。具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行视图查看操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行多视图查看操作。
    2. 新建文件夹
    具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行新建操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行新建操作。
    3. 修改文件夹
    具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行修改操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行修改操作。
    4. 移动/复制文件夹
    具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行移动/复制操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。
    5. 删除文件夹
    具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行删除操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行删除操作。
    1.3. 文档管理
    1. 上传文档
    具有文件管理员权限的用户可对文件进行上传操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行上传文件。
    2. 下载文档
    具有文件管理员权限的用户可对文件进行下载操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行下载文件。
    3. 文档重命名和文档编号修改
    具有文件管理员权限的用户可对文件进行标题和编号修改,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。
    4. 移动/复制文档
    具有文件管理员权限的用户可对文件进行移动/复制操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。
    5. 删除文档
    具有文件管理员权限的用户可对文件进行删除操作,非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。
    6. 文档保密
    为了保护文档的保密性,不希望其他人员进行查看,用户可设置文档为保密,保密文档一般人员将无权限查看。
    1.4. 文档搜索
    1. 文档搜索
    用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索。
    2. 文件夹搜索
    文档管理系统可限定在指定文件夹内进行搜索。
    1.5. 文档收藏
    用户可以在自己的个人区,将常用的文档进行收藏,对自己的收藏进行分类管理。当需要查看使用这些有用的文档时,就可以直接通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位。
    1. 收藏文档
    用户可将常用的文档进行收藏,将文档添加到收藏夹中。
    2. 收藏夹的管理
    用户可对收藏夹进行管理,包括收藏的删除、收藏的搜索等。
    3. 文档在线预览
    用户无需安装相应的桌面编辑软件,直接在浏览器上进行文档的预览。
    1.6. 文档协作
    1. 评注订阅
    文档管理系统支持评注订阅功能,用户可对相关文档发表评注,直接在系统通知消息中对关联文件进行评注。并且可进行文档的订阅,采取多种通知方式通知相关订阅人对文档进行多方协作。
    2. 版本管理
    文档管理系统提供强大的版本管理功能。系统支持定版功能,一旦定版,后续的修改,自动保存为新版本。
    支持自动版本版次维护,上传新版本的时候,系统自动推荐一个版本版次。用户也可以手动进行调整。
    3. 在线编写
    文档管理系统支持在线编写文档功能,无需用户上传、下载,直接可在线进行编写。
    4. 在线修改
    文档管理系统支持在线修改功能,用户通过安装一个“外部编辑器”插件后,可直接激活word等桌面编辑器进行编辑,并会自动在后台将文件上传到服务器。此功能大大简化通常的文件上传的复杂操作,实现了和桌面编辑器的无缝集成。
    5. 文档共享
    用户可将个人区的文档与公司其他同事进行共享,共享的文档统一放在网络共享区进行查看。
    1.7. 文档发布
    1. 文档发布
    文档发布功能保证文档由修改状态到正式发布的过程正确性,提供简单的、需要人工干预的半自动文档审核流程。文档仅对终审进行控制,终审决定是否发布。中间可安排众多的审核过程,均采用订阅评注进行。文档一旦发布,就禁止再次修改。对于需要支持多审、串行、并行审核,可结合流程来实现流程的定制。
    2. 文档状态
    文档管理系统支持文档审核的一般流程:提交审核—>审核通过—>正式发布,中间可安排众多的审核过程,采用消息通知流程变更。一旦发布,禁止对文档的修改,实现文档保护。
    1.8. 文件审批
    1. 设计文档审批
    从设计文档的建立、修改、调整、审批、存档,根据公司的实际流程去设定并实现。
    2. 工作文档审批
    从设计文档的建立、修改、调整、审批、存档,根据公司的实际流程去设定并实现。
    1.9. 操作日志
    1. 操作历史记录
    文档管理系统中每一个文档的所有操作都会记录进操作历史,包括文件操作历史记录、文件夹操作历史记录、系统操作历史记录,方便对文档操作进行监视和查询,一旦出现安全事故,可进行追查,追究事故责任人。
    2. 文件操作历史记录
    所有对文件的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件操作历史记录里
    3. 文件夹操作历史记录
    所有对文件夹的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件夹操作历史记录里
    4. 系统操作历史记录
    所有的系统操作历史都会记录保存,可用于系统管理员检查系统,避免出现问题。系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史,一般人员仅可以查看自己的操作历史。